Zoom Meeting PDCA dan CI untuk Departemen Support

Dasar Perlunya PDCA dan CI dilakukan :
Pertumbuhan produksi : pemupukan, eksploitasi agak sedikit benar (membaik) dan luasan panen bertambah (rehabilitasi areal semak)

Masukan Pak Uki:
– CI disatukan dengan PDCA, sebagai perangsang.
Pentingnya proses PDCA dalam melakukan suatu pekerjaan, karena diperlukan cara-cara baru untuk mencapai target.
Cara-cara baru yang natural.
– Lintas departemen EM, harus dikoordinasikan dengan AC/RH. Verifikasi dari bapak RH dan AC.

Penyampaian dari Pak Khalili :
– Bersaing dengan kompetitor
– Kegiatan CI merupakan daya dorong BGA untuk mencapai ketingkat organisasi yang lebih tinggi.
– Apa itu CI/Kaizen?… Kaizen : berubah ke hal yang lebih baik, berkelanjutan dan menciptakan nilai tambah. Lebih mudah, lebih cepat, lebih presisi, lebih tertib, lebih hemat.
– Memberikan pelayanan terbaik dalam proses selanjutnya (silahkan dibaca Mentalitas Dasar).

Jenis-jenis CI yang ada di BGA :

Value Added Activity, VAA (perorangan)
Quality Improvement Cyrcle, QIC (bekerja dalam satu team/function)
Quality Improvement Project, QPP (lintas departemen lain : Operasional vs Dept lain, dll — EM, AC, RH)

Sponsor : bisa atasan tidak langsung
Fasilitator : bisa RPI, Staff MOD atau fasilitator di HO.
Project Leader : semua Staff yang melakukan project sekaligus sebagai peserta CI.

Tahapan yang harus dilakukan :

Daftarkan projectnya terlebih dahulu. VAA bisa dilakukan sendiri. Ada form tersendiri.
Untuk kelompok (QIC, QPP) ikuti form registrasi yang sudah ada.

10 Langkah Metodologi Project CI :

Identifikasi permasalahan : kinerja atau KPI yang belum tercapai, weakness di unit, pola kerja yang belum standard, section yang belum maksimal, bussiness proses yang belum maksimal. Tips : kinierja/KPI yang belum tercapai atau tuntunan dari atasan. Bisa dilakukan jejak pendapat (brain storming).
Pelajari data history, menetapkan tema dan sasaran (target) : dengan memperhatikan SMART (Spesifik, Measureable, Attanable, Realistic, Timelineness. Harus mengacu PQCDSME (Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety, Moral dan Environmental)
Inventarisasi kondisi/pemetaan masalah : dijabarkan aktivitasnya apa. Proses yang bermasalah yang dipetakan, SIPOC (Supplier, Input, Proses, Output dan Customer). Business Process Mapping – sehingga diketahui di mana letak masalahnya.
Mencari akar penyebab masalah : cause effect diagram/fish born diagram : 4M + 1E. Kepala ikan target yang tidak tercapainya. Harus melingkari yang paling berpengaruh, kemudian dilanjutkan 5W Analysis (Why… Why… Analysis)… sampai ketemu akar masalahnya.
Pengamatan lapangan/konfirmasi akar masalah : genba (merasakan dengan melihat apa yang dirasakan di bawah). Perbaikan yang dilakukan sesuai di lapangan.
Rencana Perbaikan Project : menyelesaikan akar penyebab masalah yang terbukti di lapangan. Harus memiliki tabel rencana perbaikan. 5W + 2H (How tambahan… How much, biaya?…)
Melaksanakan Perbaikan : mendokumentasi before vs after.
Monitoring Data Perbaikan : bukan hanya data, tetapi aktivitasnya juga. Dibuatkan langkah, sampai kapan target sesuai harapan.
Evaluasi Hasil Perbaikan Project : Ada perbaikan atau tidak. Bandingkan dengan actual dengan trend yang terjadi. Trend negatif, harus dicarikan cara baru.
Standardrisasi (Cara Kerja) dan Rencana Berikutnya : cek dan validasi team PDCA. Monitoring data sangat penting, ada komite yang akan menyetujui. Laporan akhir cuma 1 lembar (kertas A3), jika project selesai akan dilanjut pada project lanjutan.

CI, terus bergulir – tidak akan pernah berhenti. Bergerak terus dan terus…

Beberapa masukan :

Hal baru, membuat kita lebih bersemangat dan tidak berhenti untuk tetap melakukan yang terbaik. Misal: kenapa produksi SMNE tidak naik… kenapa… kenapa… kenapa… sampai mentok jawabannya.
Kumpulkan tema, petakan masalah, cari akar masalah… tahapan lanjutan (pendampingan). Didaftarkan, kemudian kita diskusikan.
Goal perusahaan : yield, cost, quality dan field condition. Operasional, Pabrik dan Support. Goal Region 1 : 21 ton/Ha th 2020 dari 18 ton/ha dari 2019. Seberapa besar?… Seberapa mahal?… dll. Efektifitas dan efisiensi biaya… ada alat ukur, sehingga tidak muncul perdebatan.
Ukurannya : menyandarkan goal besar perusahaan, hilangkan subjektifitas lain, misal : menurunkan klaim lahan dari 300 Ha menjadi 200 Ha.
CSR itu harus melekat ke RH atau AC nya masing-masing. Harus bisa diukur, misal: pencurian menurun atau tidak. Belum pernah diukur: harkat hidup Desa sekitar.
Sustainability, tujuan : membuat siapapun punya budaya aspek-aspek sustainability. Jadikan proyek CI, sehingga lebih dirasakan oleh siapapun.

Dateline : 1 minggu harus muncul ide untuk dikembangkan !

Silahkan download “Panduan Project Improvement” disini :

Kelanjutan artikel ini hanya bisa dibaca oleh Member, silahkan login disini dulu atau Registrasi di sini

Download Panduan Project Improvement